Edellisessä artikkelissa pohdin yliopistomme hallituksen ja sen puheenjohtajan todellista roolia päätöksenteossa. Eräs yliopistomme asioihin poikkeuksellisen hyvin perehtynyt professori kiinnitti huomioni maaliskuussa 2017 hyväksytyn hallituksen työjärjestyksen kohtiin 7 ja 10. (koko työjärjestys on luettavissa tämän artikkelin lopusta; en löytänyt sitä intranetistämme).
Hallituksen työjärjestyksen kohdassa 7 määritellään, kuinka menetellä, jos kutsu on puutteellinen, ehkä kiireellisenä kutsun jälkeen tulleen asian osalta:
En näe ainoassakaan pöytäkirjassa 2020-2023 kuin puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksen. Pöytäkirjassa olisi kohdan 7 perusteella oltava poissaolleiden hyväksyntä kokouskutsusta puuttuneiden asioiden käsittelystä ja päätöksestä. Ehkä kaikki hallituksen jäsenet ovat aina olleet paikalla tuollaisissa tapauksissa? Mutta mitä sana ”esimerkiksi” oikein tarkoittaa?
Mistä tuo Oulun yliopiston hallituksen työjärjestyksen kohta on peräisin? Nettihaulla tämä selviää heti: kyseessä on kuntaliiton tarjoama hallituksen työjärjestysmalli, joka on tarkoitettu kuntien omistamille osakeyhtiöille. Johtosääntömme on pitkälti tuon dokumentin mukaelma. Alkuperäisin laatija on lienee jokin konsulttiyritys, jota yliopistomme on ehkä käyttänyt.
Hallituksemme työjärjestyksen kohdassa 10 määritetään pöytäkirjan allekirjoituskäytännöt (numerointi on sama kuin kuntaliiton tarjoamassa mallissa):
Onkohan tässä tapahtunut lapsus muovattaessa yliopiston hallituksen työjärjestystä kuntien osakeyhtiöille tarkoitetusta mallidokumentista. Nimittäin mallissa (kuvakaappaus alla) on noudatettu osakeyhtiölakia 626/2006 (luku 6, 6 §).
Emme ilman kirjaamon vaivaamista pysty näkemään työjärjestyksen kohdan 7 noudattamista, sillä esityslistat on poistettu näkyviltä. Miksi? Vaikkapa Helsingin ja Turun yliopistojen kohdalla esityslistojen ja asioiden käsittelyn vertailu on helppoa (esimerkit alla):
Ollin esiin nostamat ongelmat kertovat selvästi puutteista johtamisjärjestelmässä ja puutteista johtamisosaamisessa. Hyvä (siis huono) esimerkki siitä, miten yliopistossa päätetään tehdä jotain, mutta ei kuitenkaan tehdä, on ’Hallituksen työjärjestys’. Siinä sanotaan esim:
”11. Hallituksen toiminnan arviointi
Hallituksen arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan säännöllisesti. Arviointi voidaan toteuttaa sisäisenä itse arviointina tai käyttää ulkopuolista arvioijaa. Arvioinnilla selvitetään, miten hallituksen toiminta on toteutunut ja miten sitä voitaisiin kehittää.”
Kun tähän liitetään kaikessa toiminnassa käytettävä P(Plan)-D(Do)-C(Check)-A(Act) logiikka, niin hyvää pitäis syntyä. Hallituksen pöytäkirjoista on vaikea löytää kuvausta hallituksen toiminnan arvioinnista PDCA-logiikalla. Jos tätä olisi oikein harjoitettu, niin ehkä Ollin esiin nostamia ongelmia olisi vähemmän.
Satuinpa eilen kuulemaan menestyneen yritysjohtajan tarinaa. Hän kertoi mm strategiasta. Kirjoitin muistiin, koska viesti oli täysin relevantti myös yliopistolle:
• Organisaatiolla tulee olla merkityksellinen visio, missio ja arvot
• Eri vaiheissa tarvitaan erilaista hallitusta ja johtamista
• Selkeys on kaiken ytimessä: selkeä strategia, mihin olemme menossa ja mitä tehdään
• Selkeät vuositavoitteet organisaatio-, tiimi-, yksilötasoille – ”yksi A4”
• Strategiset kyvykkyydet kertovat mitä teemme paremmin kuin kilpailijat
• Lopulta toimeenpanokyky erottaa jyvät akanoista
Erityisesti tuo toimeenpanokyky (ja sen puute) kolahti.
Hallitus vaikuttaa pitävän ydintehtävinään Linnanmaalta lähdöstä päättämistä ja perusteiden keksimistä johdon rahalliselle palkitsemiselle. Hävettää seurata tuollaista näytelmää. Hallitus voisi lopultakin keskittyä oikeasti vaikuttaviin asioihin.
Kahden viikon takaisen kokouksen pöytäkirjaa ei ole vielä julkaistu. Mikä viivyttää?
Näen johtamisessa muutamia yliopistokulttuuriin liittyviä piirteitä. Nostanpa esiin pari:
Ensinnäkin yliopistolain muutoksen yhteydessä innostuttiin kovasti siitä, että johtajan rooli vahvistui. Ehkä ajateltiin, että asiat hoituvat jatkossa sujuvammin, kun on selkeästi yksi johtaja, joka päättää asioista. Tällaista ajattelua tukee myös johtamisjärjestelmä tiedekunta- ja yksikkötasolla. Yliopistotasolla laitettiin kuitenkin hallitus päättäväksi ja rehtorin toimintaa ohjaavaksi elimeksi. Näyttää kuitenkin siltä, että Oulun yliopiston hallitus ei ole oikein osannut ottaa tätä roolia.
Osa syynä tähän saatttaa olla toinen kulttuurin piirre. Perinteisesti yliopiston demokraattisiin elimiin on valittu edustajat ajatellen, että he ovat hyviä puolustamaan edustamansa tahon etuja. Ei siis viemään yliopistoa/tiedekuntaa/yksikköä eteenpäin parempiin suorituksiin vaan turvamaan saadutetut edut (ehkä parantamaankin etuja) edustamalleen ryhmälle. Tällä logiikalla toimivat yliopiston hallituksen jäsenet ymmärrettävästi eivät välttämättä ajattele yliopiston vaan omaa etua. Voi jopa olla, että tällä logiikalla myötäilevä toiminta (joskus jopa kuulee puhuttavan nuoleskelusta) on omalta kannalta tuloksekkaampaa kuin kriittinen toiminta.